Pour chaque document bureautique ayant une version accessible, cette version offre-t-elle la même information ?
Un document PDF mis en ligne avec une version Word « accessible » à côté ne sert à rien si la version Word est une version allégée, une version antérieure ou un simple résumé. Le critère 13.4 pose une règle simple : la version accessible doit contenir exactement la même information que l'original. Pas moins, pas différemment structurée, pas tronquée.
Concrètement, si votre document source contient un tableau de données, des graphiques avec des valeurs chiffrées, des notes de bas de page ou des annexes, la version accessible doit présenter tous ces éléments. Un PDF de 40 pages accompagné d'une version HTML de 3 paragraphes ne satisfait pas le critère. L'équivalence porte sur le contenu informationnel, pas sur la mise en page.
Le test consiste à ouvrir les deux documents côte à côte et à vérifier que chaque information présente dans l'original se retrouve dans la version accessible. Ce n'est pas un test automatisable. C'est une relecture humaine, point par point.
Ce critère s'applique uniquement quand une version accessible existe déjà. Si aucune alternative n'est proposée, c'est le critère 13.3 qui s'applique, pas le 13.4.
Un test pour s'assurer qu'une version accessible du contenu est disponible
Équivalence informationnelle entre document original et version accessible
Pour chaque document bureautique proposé en téléchargement avec une version accessible alternative :
- Identifiez chaque couple de fichiers (document original + version accessible) dans la page.
- Ouvrez les deux documents en parallèle.
- Vérifiez que chaque élément informatif du document original est présent dans la version accessible : textes, données chiffrées, tableaux, graphiques, notes, annexes, légendes.
- Si un seul couple présente une information manquante ou différente dans la version accessible, le test échoue.
Exemples
❌ Non conforme : Version accessible incomplète — tableau de données absent
<!-- Document original : rapport_financier_2025.pdf (32 pages avec tableaux) -->
<!-- Version accessible : rapport_financier_2025_accessible.docx -->
<!-- Contenu du .docx : introduction + conclusions uniquement, sans les 8 tableaux de données -->
<a href="rapport_financier_2025.pdf">Rapport financier 2025 (PDF, 2,4 Mo)</a>
<a href="rapport_financier_2025_accessible.docx">Version accessible (DOCX)</a>La version accessible ne contient que l'introduction et les conclusions. Les 8 tableaux de données financières présents dans le PDF sont absents du DOCX. Un utilisateur de lecteur d'écran obtient une information incomplète — il manque les données précises que le document est censé communiquer. Le critère 13.4 est en échec.
✅ Conforme : Version accessible complète — même contenu, format adapté
<!-- Document original : rapport_financier_2025.pdf (32 pages) -->
<!-- Version accessible : rapport_financier_2025_accessible.docx -->
<!-- Le .docx contient : tous les textes, tous les tableaux avec en-têtes balisés,
descriptions textuelles des graphiques, notes de bas de page, annexes -->
<a href="rapport_financier_2025.pdf">Rapport financier 2025 (PDF, 2,4 Mo)</a>
<a href="rapport_financier_2025_accessible.docx">Version accessible (DOCX, 890 Ko)
— même contenu, format compatible avec les lecteurs d'écran</a>La version DOCX contient l'intégralité des informations du PDF : textes, tableaux avec en-têtes correctement structurés, graphiques accompagnés de leurs descriptions textuelles et valeurs, notes de bas de page, annexes. La mise en page diffère mais aucune donnée n'est manquante. Le critère 13.4 est satisfait.
Astuces et pièges
⚠️ Confondre « version simplifiée » et « version accessible »
C'est l'erreur la plus fréquente en audit. Les équipes produisent une synthèse du document en pensant bien faire. Une synthèse, aussi bien rédigée soit-elle, n'est pas une version accessible — c'est un document différent. La version accessible doit transmettre les mêmes informations, pas une sélection éditoriale de celles-ci.
⚠️ Version accessible non maintenue après mise à jour du document source
Le document PDF est mis à jour chaque trimestre. La version accessible DOCX, elle, date de 18 mois. Résultat : le critère était conforme à la création, il ne l'est plus. Intégrez la mise à jour des versions accessibles dans le processus de publication des documents sources — pas comme une tâche séparée.
⚠️ Les graphiques et infographies dans le document source
Un graphique circulaire dans le PDF d'origine porte une information chiffrée précise. Dans la version accessible, cette information doit apparaître sous forme textuelle — tableau ou liste de valeurs. Un simple « voir graphique ci-contre » ne suffit pas. L'équivalence informationnelle oblige à transcrire les données, pas seulement mentionner l'existence du visuel.
💡 Critère 13.4 et critère 13.3 ne se cumulent pas
Le critère 13.3 demande si une version accessible est proposée. Le critère 13.4 demande si cette version est équivalente. Si aucune version accessible n'existe, seul 13.3 est en échec — 13.4 est hors périmètre (noté « non applicable »). Évitez de comptabiliser les deux critères en échec pour le même document sans version alternative.
⚠️ La mise en page peut différer — seul le contenu compte
La version accessible n'a pas à reproduire la mise en forme visuelle du document original. Une présentation sur deux colonnes peut devenir linéaire, les couleurs peuvent disparaître, la numérotation des pages peut changer. Ce qui ne peut pas changer : les données, les titres, les valeurs, le texte informatif. Le critère porte sur l'équivalence informationnelle, pas sur la fidélité graphique.
Questions fréquentes
Comment auditer manuellement le critère 13.4 en l'absence d'outil automatique ?
Non, il n'existe pas d'outil. La méthode est manuelle : ouvrez les deux documents côte à côte et parcourez le document source section par section. Pour chaque bloc informatif (paragraphe, tableau, graphique, note), vérifiez sa présence dans la version accessible. Sur un document long, concentrez-vous sur les éléments non textuels — tableaux, graphiques, légendes — qui sont le plus souvent absents ou incomplets dans les versions alternatives.
Qu'est-ce qui qualifie une page HTML comme version accessible équivalente d'un PDF ?
Oui. Le format de la version accessible n'est pas contraint — ça peut être un DOCX, un ODT, une page HTML ou un TXT structuré. Ce qui compte, c'est que la version alternative soit accessible (conforme aux critères qui lui sont applicables) et qu'elle contienne les mêmes informations que le document source.
Comment traiter les images décoratives du document source dans la version accessible RGAA ?
Non. Les images purement décoratives ne portent pas d'information. Leur absence dans la version accessible n'est pas un manquement au critère 13.4. En revanche, une image informative — un graphique, un schéma, une photo illustrant des données — doit être remplacée par son équivalent textuel dans la version accessible.
Quels documents sont couverts par le critère 13.4 : internes ou uniquement publics ?
Le RGAA s'applique aux contenus publiés sur les sites et applications web des organismes concernés. Dès lors qu'un document bureautique est mis en téléchargement sur un site soumis au RGAA — qu'il s'agisse d'un rapport public ou d'un formulaire administratif — le critère 13.4 s'applique si une version alternative accessible est proposée.
En quoi un résumé exécutif accessible diffère-t-il d'une version intégrale conforme au critère RGAA 13.4 ?
Non. Un résumé exécutif est un document distinct qui ne contient pas les mêmes informations que le rapport complet. Pour satisfaire le critère 13.4, la version accessible doit être une version complète du document source. Si seul le résumé existe en version accessible, le critère 13.3 (présence d'une version accessible) peut aussi être en échec selon l'interprétation.