Dans chaque page web, chaque document bureautique en téléchargement possède-t-il, si nécessaire, une version accessible (hors cas particuliers) ?
Un utilisateur de lecteur d’écran ouvre un PDF depuis votre site. Si ce fichier n’est pas structuré avec des balises — titres, alternatives textuelles, ordre de lecture défini — le lecteur d’écran lit les mots dans le désordre, ou pire, ne lit rien du tout. Le document est là, mais son contenu est inaccessible.
Ce critère impose que tout document bureautique proposé en téléchargement — PDF, .docx, .odt, EPUB ou HTML — soit accompagné d’une version accessible si le fichier original ne l’est pas. La version accessible peut être le fichier lui-même correctement structuré, ou un document alternatif dans un autre format.
Les outils de vérification varient selon le format : PAC (PDF Accessibility Checker) pour les PDF, le vérificateur intégré de Microsoft Office depuis 2010 pour les .docx, une analyse manuelle avec OpenOffice pour les .odt, et Ace by DAISY App pour les EPUB 3. Sur Mac, PAC n’existe pas : le contrôle des PDF se fait manuellement dans Adobe Acrobat Pro.
Sans version accessible, un document bureautique, c’est une porte fermée.
Un test pour évaluer l'accessibilité des documents bureautiques en téléchargement
Version accessible ou alternative pour chaque document bureautique
- Repérez tous les liens et boutons de formulaire qui permettent de télécharger un fichier bureautique (PDF, .docx, .odt, EPUB, .html).
- Pour chaque fichier téléchargeable, vérifiez qu’une version accessible est disponible selon le format :
- PDF : analysez le fichier avec PAC (PDF Accessibility Checker, Windows uniquement). Seules les erreurs répertoriées dans la « Liste document bureautique en téléchargement » du RGAA sont bloquantes. Sur Mac : contrôle manuel dans Adobe Acrobat Pro.
- .doc / .docx : ouvrez le vérificateur intégré de Microsoft Office via Fichier > Informations > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité (disponible depuis Office 2010). Vérifiez l’absence d’erreur.
- .odt : analysez avec OpenOffice en vérifiant manuellement les critères de la liste RGAA. Alternative pour les documents simples : convertir en .docx et utiliser le vérificateur Microsoft Office, en contrôlant manuellement les indications de langue, alternatives d’images et en-têtes de tableaux fusionnés (non transcodés correctement).
- EPUB / DAISY : validez avec Ace by DAISY App et vérifiez la conformité aux critères de la liste RGAA.
- HTML : analysez l’accessibilité du document HTML lui-même.
- Si chaque fichier dispose d’une version accessible sans erreur bloquante, le test est validé.
Exemples
❌ Non conforme : Lien de téléchargement sans version accessible
<p>
<a href="/documents/rapport-annuel-2025.pdf">Télécharger le rapport annuel 2025 (PDF, 2,4 Mo)</a>
</p>Un seul lien, aucune indication d’accessibilité. Si le PDF a été exporté sans balisage — pas de structure de titres, pas d’alternatives textuelles pour les images, ordre de lecture aléatoire — un utilisateur de lecteur d’écran se retrouve face à un flux de texte inexploitable. Le critère 13.3 sera non conforme si le fichier échoue au contrôle PAC sur les critères de la liste RGAA.
✅ Conforme : Lien de téléchargement avec version accessible identifiée
<p>
<a href="/documents/rapport-annuel-2025.pdf">Rapport annuel 2025 (PDF, 2,4 Mo)</a>
<a href="/documents/rapport-annuel-2025-accessible.pdf">Version accessible du rapport annuel 2025 (PDF balisé, 2,6 Mo)</a>
</p>Une version alternative balisée est explicitement proposée avec un intitulé de lien qui identifie clairement son caractère accessible. Attention : pour que le critère 13.3 soit conforme, le fichier désigné comme « accessible » doit réellement passer PAC sans erreur bloquante. L’étiquette ne garantit rien — c’est le fichier lui-même qui compte.
Astuces et pièges
⚠️ Appeler un PDF « accessible » ne le rend pas accessible
C’est l’erreur la plus fréquente en audit : un lien intitulé « version accessible » pointe vers un PDF scanné ou exporté sans balisage. Le nom ne compte pas. Ouvrez le fichier dans PAC : si des erreurs apparaissent dans les catégories couvertes par la liste RGAA « document bureautique en téléchargement », le critère est non conforme, quelle que soit l’étiquette du lien.
💡 PAC ne fonctionne que sous Windows
PAC (PDF Accessibility Checker, outil gratuit d’Access for All) est uniquement disponible sur Windows. Sur Mac, l’audit d’un PDF se fait manuellement dans Adobe Acrobat Pro : inspection de l’arbre de balises, vérification de l’ordre de lecture, contrôle des alternatives textuelles. Anticipez cet accès dans l’organisation de vos audits.
⚠️ Documents publiés avant le 23 septembre 2018 : exemption pour certains organismes privés
Les organismes privés relevant des 2° à 4° du I de l’article 47 de la loi du 11 février 2005 sont exemptés pour les fichiers bureautiques publiés avant le 23 septembre 2018 — sauf s’il s’agit de documents nécessaires pour accomplir une démarche administrative. Cette exemption ne s’applique pas aux organismes publics ni aux documents administratifs récents.
⚠️ La dérogation déplace la responsabilité, elle ne l’efface pas
Un document peut être dérogé selon les cas particuliers prévus par le RGAA, mais la version accessible doit alors être fournie sur demande de l’utilisateur dans un délai raisonnable. Ce n’est pas une exonération totale : un mécanisme de contact doit exister et la version accessible doit être réellement disponible. Sans cela, la dérogation est sans effet.
💡 Pour les .odt, la conversion en .docx est acceptable — avec précautions
OpenOffice et LibreOffice n’ont pas de vérificateur d’accessibilité natif. Convertir le .odt en .docx pour utiliser le vérificateur Microsoft Office est une méthode valide pour les documents simples. Vérifiez manuellement après conversion : les indications de langue, les alternatives d’images et les en-têtes de tableaux fusionnés ne sont pas correctement transcodés et nécessitent un contrôle séparé.
Questions fréquentes
Quels documents bureautiques en téléchargement doivent être accessibles selon le RGAA ?
Non. Le critère 13.3 précise « si nécessaire ». Un document purement décoratif, un formulaire vierge à imprimer dont le contenu est par ailleurs décrit sur la page, ou un fichier anecdotique sans information utile n’est pas concerné. Dès que le document transmet une information que l’utilisateur ne peut pas obtenir autrement sur la page, une version accessible est requise.
Quels formats constituent une alternative accessible valide à un document bureautique non conforme RGAA ?
Non. Un rapport PDF peut avoir pour alternative une page HTML structurée ; un tableur Excel peut être accompagné d’un tableau HTML. Le format n’importe pas : ce qui compte, c’est que l’utilisateur accède aux mêmes informations avec les mêmes fonctionnalités, quelle que soit la modalité choisie.
Pourquoi PAC signale-t-il des erreurs PDF/UA sur un document pourtant conforme au RGAA 13.3 ?
Oui, dans ce cas. PAC vérifie à la fois les critères RGAA (via la « Liste document bureautique en téléchargement ») et des exigences de qualité PDF/UA plus strictes que le RGAA. Seules les erreurs correspondant aux critères de cette liste entraînent une non-conformité au critère 13.3. Une erreur PDF/UA sans équivalent dans la liste RGAA ne rend pas le critère non conforme.
Comment auditer efficacement le critère RGAA 13.3 sur les documents bureautiques en pratique ?
Commencez par recenser tous les liens de téléchargement de la page — cherchez les extensions .pdf, .doc, .docx, .odt, .epub dans les attributs href. Pour chaque fichier, vérifiez d’abord si une version alternative accessible est identifiée. Si oui, analysez cette version avec l’outil adapté au format. Prévoyez du temps : un PDF de 50 pages non structuré peut nécessiter une heure de contrôle manuel, surtout sur Mac sans PAC.
Pourquoi les styles de titres Word ne garantissent-ils pas l'accessibilité RGAA d'un document ?
Non, pas automatiquement. Les styles de titres sont une condition nécessaire mais pas suffisante. Il faut aussi : des textes alternatifs sur toutes les images informatives, des en-têtes de tableau déclarés, une langue du document définie, des liens avec intitulés explicites et des contrastes de couleurs suffisants. Le vérificateur d’accessibilité de Microsoft Office détecte une partie de ces problèmes ; il ne les détecte pas tous.